Mitä Revial synkronoi HubSpotin kanssa
HubSpot-ylläpitäjällesi ja sille, joka arvioi integraation tietojen käyttöoikeudet — jokainen HubSpot-kenttä, jonka Revial lukee, kaikki mitä se kirjoittaa takaisin ja mitä jätetään tarkoituksella pois.
Revial yhdistyy HubSpotiin kahden erillisen HubSpot-sovelluksen kautta. Kummallakin on oma kirjautumisensa ja omat scopensa:
- CRM-synkronointisovellus pitää Revialin kopion yrityksistäsi, kontakteistasi, diileistäsi ja aktiviteeteistasi ajan tasalla ja kirjoittaa tapaamismuistiinpanot takaisin HubSpotiin. Se yhdistetään kohdassa Asetukset → Organisaatio → CRM-integraatiot (katso CRM-integraation käyttöönotto).
- HubSpot Calls -sovellus muuttaa HubSpotiin kirjatut puhelut analysoiduiksi Revial-tapaamisiksi. Se yhdistetään erikseen, ja sitä tarvitaan vain, jos käytät puheluanalyysia.
Osiot 1–8 kertovat, mitä Revial lukee, ja osio 9, mitä se kirjoittaa. Koodimuotoiset kenttänimet ovat HubSpotin sisäisiä ominaisuusnimiä (property), joten voit verrata niitä omaan portaaliisi.
1. Miten CRM-synkronointi toimii
- Ensimmäinen synkronointi lukee kaiken, minkä valtuutuksen tehnyt käyttäjä näkee. Sen jälkeen Revial tarkistaa muutokset noin tunnin välein ja lukee vain edellisen synkronoinnin jälkeen muuttuneet tietueet.
- Hyvin suuressa portaalissa aktiviteettien ruuhka käsitellään useamman synkronoinnin aikana (enintään 3 000 synkronointia kohden) eikä kerralla.
- HubSpotissa poistetut diilit poistetaan Revialista seuraavassa synkronoinnissa.
- Jokaisesta tietueesta Revial tallentaa myös HubSpotin palauttaman tietueen — alla luetellut ominaisuudet ja tietueen liitokset. Muita ominaisuuksia ei pyydetä.
2. Diilit
| Revialissa | HubSpot-ominaisuus |
|---|---|
| Diilin nimi | dealname |
| Arvo | amount |
| Pipeline | pipeline |
| Vaihe | dealstage |
| Tila (avoin / voitettu / hävitty) | Päätellään dealstage-kentästä |
| Voiton todennäköisyys | hs_deal_stage_probability |
| Arvioitu sulkemispäivä | closedate |
| Toteutunut sulkemispäivä | closedate, kun diili on voitettu tai hävitty |
| Viimeisin aktiviteetti | hs_lastactivitydate, tai sen puuttuessa notes_last_contacted ja notes_last_updated |
| Yritys ja kontaktit | Diilin liitokset — ensimmäinen yritys, ensimmäinen kontakti ja kaikki liitetyt kontaktit |
| Luotu / viimeksi muokattu | createdate, hs_lastmodifieddate |
Myös description ja dealtype luetaan ja tallennetaan tietueen mukana, mutta Revial ei tällä hetkellä käytä niitä.
3. Yritykset
| Revialissa | HubSpot-ominaisuus |
|---|---|
| Nimi | name |
| Verkkotunnus ja verkkosivu | domain, website |
| Puhelin | phone |
| Toimiala | industry |
| Henkilöstömäärä | numberofemployees |
| Vuosiliikevaihto | annualrevenue |
| Kuvaus | description |
| Osoite | address, city, state, zip, country |
| Luotu / viimeksi muokattu | createdate, hs_lastmodifieddate |
4. Kontaktit ja liidit
| Revialissa | HubSpot-ominaisuus |
|---|---|
| Etu-, suku- ja koko nimi | firstname, lastname |
| Sähköposti | email |
| Työ- ja matkapuhelin | phone, mobilephone |
| Titteli | jobtitle |
| Yrityksen nimi ja linkitetty yritys | company, associatedcompanyid tai yritysliitos |
| Osoite | address, city, state, zip, country |
| Viimeisin sähköpostivastaus | hs_sales_email_last_replied |
| Viimeksi kontaktoitu | notes_last_contacted |
| Luotu / viimeksi muokattu | createdate, lastmodifieddate |
Kahden sähköpostin päivämäärän avulla Revial arvioi, onko diili hiljentynyt. Ne ovat pelkkiä aikaleimoja — Revial ei koskaan lue sähköpostien aiheita, sisältöä tai vastaanottajia. Lisäksi luetaan hs_sales_email_last_opened, hs_email_last_open_date, website, lifecyclestage ja hs_lead_status.
Kontaktit, joiden elinkaarivaihe on Subscriber, Lead, Marketing qualified lead tai Sales qualified lead, näkyvät Revialissa myös liideinä. Liidin tila otetaan hs_lead_status-kentästä, ja liidi merkitään kvalifioiduksi vaiheesta Sales qualified lead alkaen.
5. Aktiviteetit ja muistiinpanot
Jokainen aktiviteetti linkitetään siihen diiliin, kontaktiin ja yritykseen, johon se on HubSpotissa liitetty.
| Tyyppi | Mitä Revial lukee |
|---|---|
| Tapaamiset | Otsikko, sisältö, alkamis- ja päättymisaika (kesto), sijainti — hs_meeting_title, hs_meeting_body, hs_meeting_start_time, hs_meeting_end_time, hs_meeting_location |
| Puhelut | Otsikko, tila, suunta, ajankohta, kesto, lopputulos — hs_call_title, hs_call_status, hs_call_direction, hs_timestamp, hs_call_duration, hs_call_disposition |
| Tehtävät | Aihe, sisältö, tila, prioriteetti, eräpäivä — hs_task_subject, hs_task_body, hs_task_status, hs_task_priority, hs_task_due_date, hs_timestamp |
| Muistiinpanot | Sisältö ja aikaleima — hs_note_body, hs_timestamp. Liitteiden tunnisteet luetaan, liitetiedostoja ei |
Tapaamisten, tehtävien ja muistiinpanojen sisällön HTML muunnetaan pelkäksi tekstiksi.
6. Pipelinet ja vaiheet
Revial lukee diilien pipelinen vaiheet (/crm/v3/pipelines/deals) — vaiheiden nimet ja järjestyksen — jotta tapaamiset ja briiffit voivat kertoa, missä vaiheessa diili on.
7. Mitä CRM-synkronointi ei lue
- Sähköpostien sisältöä. Revial ei pyydä sähköpostiscopea.
- Diilien ja aktiviteettien omistajia. Omistajia ei liitetä synkronoituihin tietueisiin.
- Mukautettuja ominaisuuksia. Vain yllä luetellut vakio-ominaisuudet luetaan. Skeemascopejen avulla Revial voi listata ominaisuutesi, myös mukautetut, kun määrität, mitä Revial kirjoittaa takaisin — ne eivät lisää kenttiä synkronointiin.
- Tuotteita, tuoterivejä, tarjouksia ja tukipyyntöjä.
- Muita poistoja kuin diilejä. HubSpotissa poistettu yritys, kontakti tai aktiviteetti jää Revialin kopioon.
8. Tunnetut rajoitukset lukemisessa
Valuutta. Revial ei lue diilin valuuttaa. Jokainen summa näytetään euroina, joten muussa valuutassa hinnoiteltu diili näyttää oikean luvun väärällä valuutalla.
- Vain ensimmäisen pipelinen vaiheet luetaan. Muiden pipelinejen diilit synkronoituvat, mutta niiden vaihe päätellään HubSpotin sisäisestä vaihetunnisteesta, jolloin vaihe voi jäädä luokittelematta.
- Diilin vaihe on HubSpotin sisäinen vaihetunniste, ei sen näyttönimi. Luettava nimi tulee kohdan 6 pipelinen vaiheista.
- Revialin diilinäkymä kattaa vain diilit, joilla on Revial-tapaaminen. Kun synkronoitu diili on linkitetty Revial-tapaamiseen, sen nimi, arvo, vaihe, tila, arvioitu sulkemispäivä ja aktiviteettipäivät pidetään siellä ajan tasalla. Pelkkä synkronointi ei koskaan lisää diiliä näkymään.
9. Mitä Revial kirjoittaa HubSpotiin
Kaikki kirjoitukset kulkevat CRM-synkronointisovelluksen kautta. Revial ei koskaan poista mitään HubSpotista, ei luo kontakteja tai yrityksiä eikä muuta pipelinejä tai ominaisuuksien määrityksiä.
9.1 Tapaamisen yhteenvetomuistiinpano — automaattinen
Kun tapaamisen yhteenveto on valmis, Revial luo HubSpotiin muistiinpanon (hs_note_body, hs_timestamp):
- Sisältö: "Meeting Summary – tapaamisen otsikko", rivi "Generated by Revial AI", yhteenveto organisaatiosi muistiinpanopohjan mukaisesti (oletuksena tiivistelmä, keskeiset asiat ja toimenpiteet) sekä linkki tapaamiseen Revialissa. Yritykselle kirjoitetussa muistiinpanossa luetellaan osallistujat, joita ei löytynyt HubSpotin kontakteista. Kirjoitetaan CRM-tulostekielellä, jos sellainen on asetettu. Enintään 64 kt.
- Liitetään: tunnistettuun diiliin; jos sitä ei ole, yritykseen; jos sitäkään ei ole, yksi muistiinpano jokaiselle tunnistetulle kontaktille. Ylläpitäjät voivat muuttaa järjestystä CRM-asetuksissa.
- Aikaleima: kirjoitushetki, ei tapaamisen ajankohta.
- Ei kirjoiteta sisäisistä tapaamisista eikä silloin, kun yksikään HubSpot-tietue ei vastaa tapaamista.
- Kirjoitetaan kerran tapaamista kohden — yhteenvedon uudelleenajo ei luo kaksoiskappaletta.
- Muistiinpanolle ei aseteta omistajaa.
Revialin tuki voi kytkeä automaattisen kirjoittamisen pois päältä yhteyskohtaisesti.
9.2 Litterointimuistiinpano — valinnainen
Kun litterointimuistiinpano on käytössä, Revial luo toisen muistiinpanon, "Meeting Transcript – tapaamisen otsikko", joka sisältää sanatarkan litteroinnin (enintään 64 kt, ei käännetä). Sijoittelu ja kertakirjoitus toimivat kuten yhteenvetomuistiinpanossa.
9.3 Mäpätyt ominaisuudet — valinnainen
Ylläpitäjät voivat mäpätä Revialin yhteenvetokenttiä (myös koko litteroinnin) ja mukautettuja poimintakenttiä kontaktien, yritysten, diilien ja tapaamisten ominaisuuksiin.
- Revial päivittää vain olemassa olevia tietueita — niitä, jotka on yhdistetty tapaamiseen.
- Ominaisuutta, jolla on jo arvo, ei muuteta, ellei mäppäystä ole asetettu ylikirjoittamaan.
- Arvot muunnetaan ominaisuuden tyypin mukaan: tosi/epätosi, luvut (kokonaislukukentissä pyöristettyinä), monivalinnan arvot
;-merkillä erotettuina, listat ja objektit JSON-muodossa, teksti enintään 64 kt. Arvo, jota ei voi muuntaa, ohitetaan. - Tapaamisen ominaisuutta varten Revial etsii HubSpot-tapaamisen, joka alkaa 30 minuutin sisällä Revial-tapaamisen alusta ja on liitetty tunnistettuihin kontakteihin tai diiliin, ja valitsee lähimmän. Jos osumaa ei löydy, mitään ei kirjoiteta.
- Mäpätä voi minkä tahansa ominaisuuden, myös vakio-ominaisuuksia — valitse mäppäykset huolella.
9.4 Diilien luonti — valinnainen
Kun diilien luonti on käytössä, Revial arvioi jokaisen tapaamisen jälkeen, onko uusi diili aiheellinen, ja luo sen tarvittaessa:
| HubSpot-ominaisuus | Arvo |
|---|---|
dealname | Nimipohjasi (oletuksena "yrityksen nimi – tapaamisen päivämäärä") |
amount, closedate | Poimitaan tapaamisesta, jos ne mainitaan |
pipeline, dealstage | CRM-asetuksissa valitut oletukset |
hubspot_owner_id | HubSpot-omistaja, jonka sähköposti vastaa myyjää, tai muuten ensimmäinen osallistuja, joka on omistaja |
| Mäpätyt diiliominaisuudet | Määritysten mukaan |
Diili liitetään tunnistettuihin kontakteihin ja yritykseen.
- Automaattinen tila (oletus) luo diilin ja lisää yhteenvetomuistiinpanon siihen.
- Tarkistustila jättää diilin jonoon, kunnes ylläpitäjä hyväksyy sen; hyväksynnän yhteydessä muistiinpanoa ei lisätä.
- Jos tunnistetuilla kontakteilla on jo avoin diili, Revial ei oletuksena tee mitään. Kun kaksoiskappaleiden käsittelyksi on asetettu päivitys, Revial sen sijaan ylikirjoittaa olemassa olevan diilin
amount- jaclosedate-kentät.
9.5 Manuaalinen kirjoitus Revialista
Kuka tahansa tiimin jäsen voi kirjoittaa tapaamismuistiinpanon Revialista:
- Kontaktiin, yritykseen tai diiliin: luo muistiinpanon, jota käyttäjä voi muokata ensin, ja kirjoittaa halutessa myös mäpätyt ominaisuudet.
- HubSpot-tapaamiseen: lisää muistiinpanon
hs_internal_meeting_notes-kentän loppuun. Jos kenttä ylittäisi 64 kt, vanhin sisältö poistetaan. Käyttäjä voi myös merkitä tapaamisen pidetyksi (hs_meeting_outcome).
9.6 Tunnetut rajoitukset kirjoittamisessa
- Mäpätyt ominaisuudet voivat ylikirjoittua epäonnistuneen tarkistuksen jälkeen. Jos Revial ei pysty lukemaan tietueen nykyisiä arvoja, se kirjoittaa kaikki mäpätyt ominaisuudet, myös ne, joilla oli jo arvo.
- Manuaalisesti kirjoitettu muistiinpano voi jäädä liittämättä. Muistiinpano ja sen liitos ovat erilliset kutsut, eikä epäonnistunutta liitosta ilmoiteta.
- Epäonnistuneita ominaisuuksien kirjoituksia ei yritetä uudelleen. Revial yrittää jokaista epäonnistunutta ominaisuutta kerran erikseen, kirjaa sitten virheen ja jatkaa.
- Kaikille kirjoitusasetuksille ei vielä ole näkymää. Muistiinpanojen tai litterointien kirjoittamisen olemassa olevan HubSpot-tapaamisen nimettyihin ominaisuuksiin määrittää Revialin tuki.
10. HubSpot Calls -sovellus
Calls-sovellus käynnistyy, kun HubSpotiin luodaan puhelu, ja uudelleen, kun puheluun lisätään tallenteen linkki. Se käsittelee vain puhelut, joiden HubSpot-omistajan ylläpitäjä on yhdistänyt Revial-käyttäjään; yhdistämättömien tai pois suljettujen omistajien puhelut ohitetaan. Se ei kirjoita HubSpotiin mitään — analysoidun puhelun yhteenveto päätyy HubSpotiin CRM-synkronointisovelluksen kautta (osio 9) kuten minkä tahansa muun tapaamisen.
Scopet:
| Scope | Käyttötarkoitus |
|---|---|
crm.objects.contacts.read | Puheluiden lukeminen — HubSpot sallii puheluiden lukemisen kontaktiscopella |
crm.objects.owners.read | HubSpot-omistajien listaaminen, jotta ylläpitäjä voi yhdistää ne Revial-käyttäjiin |
crm.objects.contacts.write | Ei tällä hetkellä käytössä — pyydetty puheluanalyysin kirjoittamiseksi HubSpotiin muistiinpanona |
oauth | Tunnisteen päivitys |
Mitä se lukee jokaisesta puhelusta:
| Mitä | HubSpot-ominaisuus |
|---|---|
| Otsikko ja muistiinpanot | hs_call_title, hs_call_body |
| Ajankohta ja kesto | hs_timestamp, hs_call_duration |
| Suunta, tila, lopputulos | hs_call_direction, hs_call_status, hs_call_disposition |
| Puhelinnumerot | hs_call_from_number, hs_call_to_number |
| Tallenteen linkki | hs_call_recording_url |
| Omistaja | hubspot_owner_id |
| Liitetyt kontaktit, yritykset ja diilit | Puhelun liitokset |
Itse keskustelu päätyy Revialiin jommallakummalla tavalla sen mukaan, mitä portaalisi sallii:
- Tallenne. Revial lataa puhelun tallenteen, tallentaa sen ja litteroi sen litterointipalveluntarjoajallaan.
- HubSpotin litterointi. Jos tallennetta ei voi hakea, Revial lukee HubSpotin oman litteroinnin — puhujat, tekstin ja ajoitukset.
Revial selvittää ensimmäisten puheluiden perusteella, kumpaa tapaa portaalisi tukee, ja käyttää sen jälkeen vain sitä. Tallennetut äänitteet poistetaan 365 päivän kuluttua — tai heti litteraatin valmistuttua, jos organisaatiolle on otettu käyttöön kyseinen säilytysasetus.
Tämän jälkeen Revial luo yhdistetylle käyttäjälle tapaamisen, joka linkitetään puhelun tunnistettuun kontaktiin ja yritykseen, ja analysoi sen kuten minkä tahansa muun tapaamisen.
11. CRM-synkronointisovelluksen scopet
| Scope | Käyttötarkoitus |
|---|---|
crm.objects.contacts.read | Kontaktit, liidit ja aktiviteetit (HubSpot sallii aktiviteettien lukemisen kontaktiscopella) |
crm.objects.companies.read | Yritykset |
crm.objects.deals.read | Diilit |
crm.objects.owners.read | Myyjän yhdistäminen HubSpot-omistajaan diilejä luotaessa |
crm.schemas.contacts.read, crm.schemas.companies.read, crm.schemas.deals.read | Käytettävissä olevien ominaisuuksien listaaminen kenttien mäppäystä varten |
crm.objects.contacts.write | Muistiinpanot, tapaamisten päivitykset ja mäpätyt kontaktiominaisuudet (HubSpot sallii aktiviteettien kirjoittamisen kontaktiscopella) |
crm.objects.companies.write | Mäpätyt yritysominaisuudet |
crm.objects.deals.write | Diilien luonti ja mäpätyt diiliominaisuudet |
oauth | Tunnisteen päivitys |
Yhteys näkee täsmälleen sen, minkä valtuutuksen tehnyt HubSpot-käyttäjä näkee. Jos haluat rajata, mitä Revial lukee, valtuuta yhteys käyttäjällä, jonka HubSpot-oikeudet on jo rajattu — mikään scope ei rajaa rivejä, joita sovellus voi lukea. HubSpotissa ei myöskään ole kenttätason scopeja: kirjoitusscopet sallisivat enemmän kuin osio 9 kuvaa, ja tämän rajan asettaa Revialin ohjelmisto, ei HubSpot.
Yhdistetään Revial HubSpotiin
HubSpot CRM- ja HubSpot Calls -sovellusten yhdistäminen, puheluiden omistajien yhdistäminen käyttäjiin ja mitä tehdä, kun yhteys epäonnistuu.
HubSpotin tekninen integraatio-opas
HubSpot-ylläpitäjille, tietoturva-arvioijille ja IT:lle — miten Revialin molemmat HubSpot-sovellukset todentavat, API-kulutus, puheluanalyysin käsittelyketju, virhetilanteet ja auditointi.