Mitä Revial synkronoi Microsoft Dynamics 365:n kanssa

Tällä sivulla luetellaan sarake sarakkeelta, mitä Revial lukee Dynamics 365:stä ja mitä se kirjoittaa takaisin. Yhdistämisestä ja ylläpitäjän suostumuksesta kerrotaan sivulla Yhdistetään Revial Microsoft Dynamics 365:een. Koodimuotoiset nimet ovat Dataversen loogisia nimiä.

Revial yhdistyy joko sisäänkirjautuvana käyttäjänä tai sovelluskäyttäjänä (Entra-sovellusrekisteröinti ja client secret). Kummassakin tapauksessa kyseisen identiteetin Dataverse-suojausroolit määräävät, mitä Revial voi nähdä ja muuttaa.

1. Miten synkronointi toimiiCopy Anchor Link

• Synkronointi käynnistyy heti yhdistämisen jälkeen ja ajetaan sen jälkeen noin tunnin välein. (Revialin henkilökunnan määrittämä palvelutili odottaa seuraavaa tunnin välein tapahtuvaa ajoa.)
• Revial käyttää Dataversen muutosten seurantaa: ensimmäisen synkronoinnin jälkeen palautetaan vain muuttuneet ja poistetut rivit.
• Dynamicsissa poistetut rivit poistetaan Revialin kopiosta.
• Revial tallentaa jokaisen rivin sellaisenaan Dataversen muotoiltuine arvoineen alla mäpättyjen sarakkeiden rinnalle.
• Yhteyden katkaiseminen poistaa Revialin synkronoiman kopion Dynamics-datastasi.

2. Asiakkaat (account)Copy Anchor Link

Vain aktiiviset asiakkaat.

Myös emailaddress1 ja telephone2 luetaan, mutta niitä ei käytetä.

3. KontaktitCopy Anchor Link

Myös description luetaan, mutta sitä ei käytetä.

4. LiiditCopy Anchor Link

5. Myyntimahdollisuudet ja vaiheetCopy Anchor Link

Myös description, statuscode ja _transactioncurrencyid_value luetaan, mutta niitä ei käytetä.

Vaiheet haetaan myyntimahdollisuuksien myyntiprosessista: processstageid, stagename ja stagecategory.

6. Mäpätyt sarakkeet synkronoinnissaCopy Anchor Link

Jos organisaatiollesi on määritetty kenttien mäppäys, asiakkaiden, kontaktien, liidien ja myyntimahdollisuuksien mäpätyt sarakkeet lisätään synkronointiin ja tallennetaan jokaisen tietueen mukana.

7. Mitä Revial ei lueCopy Anchor Link

• Aktiviteetteja — tapaamisia, sähköposteja, tehtäviä ja puheluita ei synkronoida.
• Muistiinpanoja ja liitteitä (annotation).
• Omistajia, paitsi liideistä.
• Valuuttaa, tuotteita tai tarjouksia.
• Yhteyksiä, tiimejä tai liiketoimintayksiköitä.

Synkronoinnin ulkopuolella Revial tekee muutaman kohdennetun luvun: sisäänkirjautunut käyttäjä (WhoAmI, systemusers), järjestelmäkäyttäjä sähköpostin perusteella tapaamisen omistajan asettamiseksi, tapaamisen alkamisajan lähellä olevat tapaamiset (kohdat 9.2 ja 9.4), sarakkeiden nykyiset arvot ennen kirjoittamista sekä sarakemääritykset asetusnäkymää varten.

8. Tunnetut rajoitukset lukemisessaCopy Anchor Link

• Jokainen summa näytetään euroina myyntimahdollisuuden valuutasta riippumatta.
• Vain yhden myyntiprosessin vaiheet luetaan.
• Vaiheeseen siirtymisen päivämäärä on synkronoinnin ajankohta, koska Dynamics ei kerro, milloin vaihe muuttui.
• Käytöstä poistetut asiakkaat jäävät Revialin kopioon viimeisine arvoineen.
• Briiffit eivät käytä Dynamicsin aktiviteettihistoriaa, koska aktiviteetteja ei synkronoida.

9. Mitä Revial kirjoittaa Dynamics 365:eenCopy Anchor Link

Revial ei koskaan poista mitään Dynamicsista, ei luo asiakkaita, kontakteja tai myyntimahdollisuuksia eikä sulje myyntimahdollisuutta voitettuna tai hävittynä.

9.1 Tapaamisen yhteenvetomuistiinpano — automaattinenCopy Anchor Link

Kun tapaamisen yhteenveto on valmis, Revial luo muistiinpanon (annotation):

• Liitetään: tunnistettuun myyntimahdollisuuteen; jos sitä ei ole, asiakkaaseen; jos sitäkään ei ole, yksi muistiinpano jokaiselle tunnistetulle kontaktille. Ylläpitäjät voivat muuttaa järjestystä CRM-asetuksissa.
• Kirjoitetaan kerran tapaamista kohden, CRM-tulostekielellä, jos sellainen on asetettu.
• Omistajaa ei aseteta.

Revialin tuki voi kytkeä automaattisen kirjoittamisen pois päältä yhteyskohtaisesti. Kuka tahansa tiimin jäsen voi myös kirjoittaa yhteenvedon manuaalisesti ja muokata sitä ensin.

9.2 Muistiinpano olemassa olevaan tapaamiseen — organisaatiokohtainen määritysCopy Anchor Link

Suositeltu asetus organisaatioille, joilla on käytössä palvelinpuolen synkronointi (server-side sync) Dynamicsin ja Exchangen välillä — tämä on oletus useimmissa Dynamics 365 + Microsoft 365 -organisaatioissa.

Revial etsii tapaamisen, joka myyjällä jo on, ja kirjoittaa yhteenvedon muistiinpanona (annotation) kyseiseen tapaamiseen:

• Tapaaminen tunnistetaan alkamisajan (oletuksena ±30 minuuttia) sekä tapaamisen kontaktin, myyntimahdollisuuden tai osallistujien perusteella. Monitulkintaista tai rajaamatonta osumaa ei hyväksytä, ja valmiit tai perutut tapaamiset ohitetaan.
• Jos yhtään tapaamista ei löydy, yhteenveto kirjoitetaan tavallisena muistiinpanona myyntimahdollisuuteen tai asiakkaaseen, kuten kohdassa 9.1.
• Revial ei koskaan luo tapaamista tässä tilassa. Muistiinpanot eivät synkronoidu Exchangeen, joten mitään ei päädy asiakkaan postilaatikkoon eikä myyjän Outlook-tapaaminen kahdennu.
• Omistajaa ei aseteta.

9.3 Tapaaminen — organisaatiokohtainen määritysCopy Anchor Link

Revial voi vaihtoehtoisesti luoda oman tapaamisen (appointment) muistiinpanon sijaan tai lisäksi:

• subject sekä description, jossa on yhteenveto tai linkki siihen.
• scheduledstart ja scheduledend kalenteritapahtumasta, muuten tallenteesta, muuten nykyhetki plus 30 minuuttia.
• Koskee myyntimahdollisuutta, muuten kontaktia, muuten asiakasta.
• Omistajaksi asetetaan myyjän järjestelmäkäyttäjä, joka on myös ainoa pakollinen osallistuja. Asiakkaan kontakteja ei koskaan lisätä osallistujiksi: palvelinpuolen synkronoinnissa Exchange lähettää kokouskutsun jokaiselle tapaamisen osallistujalle, jolloin asiakas saisi kutsun, joka sisältää yhteenvedon. Asiakas linkitetään sen sijaan Koskee-kenttään.
• Tapaamista ei koskaan merkitä valmiiksi.

9.4 Muistiinpanot mukautettuun entiteettiin — organisaatiokohtainen määritysCopy Anchor Link

Organisaatioille, joilla on mukautettu tapaamistietueiden rakenne, Revial etsii tapaamista vastaavan olemassa olevan tapaamisen (myyjän valinta, muuten alkamisaikaa lähimpänä oleva) ja kirjoittaa yhteenvedon ja halutessa litteroinnin määritettyihin sarakkeisiin — korvaten aiemman sisällön. Se voi myös luoda linkitetyn mukautetun tietueen, jos sitä ei ole. Tämä korvaa tavallisen muistiinpanon.

9.5 Mäpätyt sarakkeet — valinnainenCopy Anchor Link

Ylläpitäjät voivat mäpätä Revialin yhteenvetokenttiä ja mukautettuja poimintakenttiä kontaktien, asiakkaiden ja myyntimahdollisuuksien sarakkeisiin.

• Revial päivittää vain tunnistetun tietueen.
• Saraketta, jolla on jo arvo, ei muuteta, ellei mäppäystä ole asetettu ylikirjoittamaan. Revial lukee nykyiset arvot ensin.
• Mäpätä voi minkä tahansa sarakkeen, myös vakiosarakkeita.
• Jos eräpäivitys epäonnistuu, jokaista saraketta yritetään kerran erikseen.

9.6 Mitä ei kirjoiteta Dynamics 365:eenCopy Anchor Link

• Uusia myyntimahdollisuuksia — diilien luonti ei ole käytettävissä Dynamicsille.
• Litterointimuistiinpanoja annotationeina eikä tehtäviä.

10. Käyttöoikeudet, joihin Revial tukeutuuCopy Anchor Link

• Luku: account, contact, lead, opportunity, myyntiprosessin vaiheet ja system user (organisaatiotasolla).
• Luonti: annotation, sekä appointment, jos Revial luo tapaamisia (kohta 9.3), ja Append / Append To niihin tauluihin, joihin ne linkitetään — myös Append To tapaamiseen, jonka kautta kohdan 9.2 muistiinpanot liitetään.
• Kirjoitus: mäpätyt sarakkeet ja määritetyt mukautetut entiteetit.
• Määritys (Assign), kun Revial asettaa tapaamisen omistajan.

Puuttuvaa lukuoikeutta asiakkaisiin, kontakteihin, liideihin tai myyntimahdollisuuksiin ei ohiteta: synkronointi pysähtyy kyseiseen tauluun ja yrittää uudelleen seuraavalla ajolla.