Revialin kutsuminen sähköpostilla (muistiinpanijan osoite)
Jokaisella tiimillä on oma sähköpostiosoite. Lisää se vieraaksi palaverikutsuun, niin Revial liittyy mukaan — kalenteriyhteyttä ei tarvita.
Kalenterin yhdistäminen on tavallisin tapa saada palaverit Revialiin, mutta se ei
ole ainoa. Jokaisella tiimillä on myös oma muistiinpanijan sähköpostiosoite —
esimerkiksi acme@notetaker.revial.ai. Lisää osoite vieraaksi palaverikutsuun,
niin Revial liittyy palaveriin, tallentaa sen ja tuottaa saman yhteenvedon ja
analyysin kuin mistä tahansa kalenterista poimitusta palaverista.
Tämä toimii täysin ilman kalenteriyhteyttä. Jos yrityksesi tietohallinto ei salli kolmannen osapuolen kalenteriyhteyttä tai et yksinkertaisesti halua antaa sitä, käytä Revialia näin. Jos vielä mietit kumpi tapa sopii sinulle, katso Kalenterin yhdistäminen.
Milloin tätä kannattaa käyttää
- Organisaatiosi ei salli kalenteriyhteyttä tai sinulla ei ole oikeuksia hyväksyä sitä.
- Palaveri on jonkun toisen kalenterissa, ei sinun.
- Haluat Revialin mukaan vain osaan palavereista — kutsuminen on aina palaverikohtainen valinta.
- Palaveri sovittiin nopealla aikataululla eikä se ehtinyt synkronoitua.
Jos palaverista ei ole lainkaan kutsua, käytä sen sijaan ohjetta Etäpalaverin aloittaminen etusivulta.
Osoitteen käyttöönotto (ylläpitäjä, kerran)
Osoite varataan kerran per tiimi, ja sen tekee omistaja tai ylläpitäjä:
- Mene kohtaan Organisaation asetukset → Muistiinpanijan postilaatikko.
- Valitse
@-merkkiä edeltävä osa — tiimin tai yrityksen nimi toimii yleensä hyvin. - Vahvista varaus.
Nimeä koskevat säännöt:
- 3–32 merkkiä, vain pienet kirjaimet, numerot ja väliviivat.
- Ei saa alkaa eikä päättyä väliviivaan, eikä sisältää kahta väliviivaa peräkkäin.
- Osa nimistä on varattu (
admin,support,info,noreply,revial,notetakerja vastaavat). - Nimen pitää olla vapaa — jokainen osoite kuuluu Revialissa täsmälleen yhdelle tiimille.
Osoite on pysyvä. Sitä ei voi varaamisen jälkeen muuttaa eikä vapauttaa, joten valitse se harkiten — kirjoitusvirhe jää pysyvästi. Tarkista kirjoitusasu vahvistusikkunasta ennen kuin hyväksyt sen.
Osoite näkyy asetuksissa vain omistajille ja ylläpitäjille. Kopioi se varaamisen jälkeen ja jaa kaikille tiimiläisille, jotka kutsuvat sen palavereihinsa.
Osoitteen käyttö
Lisää osoite vieraaksi kalenterikutsuun samalla tavalla kuin lisäisit kollegan, ja lähetä kutsu. Kenttä voi olla Vastaanottaja, Kopio tai Piilokopio.
Revial tarkistaa neljä asiaa ennen kuin se varaa botin:
- Kutsun pitää olla oikea kalenterikutsu. Pelkkä sähköposti, jossa mainitaan palaveri, ei riitä — mukana pitää olla kalenteriliite, jonka kalenterisovellus lähettää automaattisesti kun lisäät vieraan.
- Kutsun pitää tulla sinulta, ei välitettynä. Lähetä tai päivitä kutsu siltä tililtä, jolla kirjaudut Revialiin.
- Lähettäjän pitää olla osoitteen omistavan tiimin aktiivinen jäsen. Käytä sitä sähköpostiosoitetta, jolla kirjaudut Revialiin.
- Kutsussa pitää olla tuettu palaverilinkki — Google Meet, Zoom, Microsoft Teams tai Webex. Revial etsii linkkiä kutsun sijaintikentästä, kuvauksesta ja viestin tekstistä.
Älä välitä saamaasi kutsua eteenpäin — lisää osoite vieraaksi. Välittäminen muuttaa lähettäjätiedot niin, että sähköpostin tunnistautumistarkistukset (SPF/DKIM/DMARC) eivät mene läpi. Juuri ne suojaavat tiimisi osoitetta väärinkäytöltä, ja välitetty kutsu yleensä hylätään. Jos et voi lisätä vierasta toisen järjestämään palaveriin, tee omaan kalenteriisi merkintä samalla palaverilinkillä ja kutsu osoite siihen.
Tämän jälkeen palaveri toimii kuten mikä tahansa muu: Revial liittyy mukaan alkamisaikaan, palaveri ilmestyy sovellukseen ja saat ennakkotiedot, yhteenvedon ja analyysin tavalliseen tapaan. Jos palaveri on myös yhdistetyssä kalenterissasi, paikalle tulee silti vain yksi botti.
Osoitteen kutsuminen on nimenomainen pyyntö kyseisen palaverin osalta, joten Revial tallentaa sen silloinkin, kun sisäisiä ja ulkoisia palavereita koskevat sääntösi muuten ohittaisivat sen.
Toistuvat palaverit
Toistuvan sarjan kutsuminen varaa botin jokaiselle kerralle seuraavan 90 päivän ajalta. Muutokset sarjaan toimivat odotetusti, kunhan päivitys todella menee osoitteeseen asti:
- Siirsitkö palaveria? Lähetä päivitys kaikille vieraille, niin botti siirtyy mukana.
- Perutko yhden kerran? Vain se jää pois, muu sarja säilyy.
- Perutko koko sarjan? Kaikki jäljellä olevat botit poistetaan.
- Kestääkö sarja yli 90 päivää? Lähetä kutsu uudelleen lähempänä ajankohtaa, niin seuraavat 90 päivää täydentyvät.
Jos järjestäjä poistaa Revialin palaverista lähettämättä päivitystä muille vieraille, emme saa siitä tietoa ja botti saattaa silti liittyä. Lähetä kutsu uudelleen tai peruuta se, jos haluat muuttaa Revialin toimintaa.
Jos Revial ei liittynyt palaveriin, johon kutsuit sen
Käy nämä läpi järjestyksessä — nämä ovat syyt, joiden vuoksi kutsu hylätään:
| Mitä tapahtui | Miksi |
|---|---|
| Välitit kutsun sen sijaan, että olisit lisännyt osoitteen vieraaksi | Välittäminen rikkoo sähköpostin tunnistautumistarkistukset ja kutsu hylätään |
| Lähetit tavallisen sähköpostin, et kalenterikutsua | Luettavaa kalenteriliitettä ei ollut |
| Kutsussa ei ole palaverilinkkiä tai linkkiä ei tueta | Tunnistamme vain Google Meet-, Zoom-, Microsoft Teams- ja Webex-linkit |
| Lähetit kutsun eri osoitteesta kuin millä kirjaudut Revialiin | Lähettäjän pitää olla osoitteen omistavan tiimin tunnettu ja aktiivinen jäsen |
| Kuulut eri tiimiin kuin se, joka omistaa osoitteen | Osoite ratkaisee tiimin, ja tarkistus kohdistuu sen tiimin jäsenyyteen |
| Kutsu saapui vasta palaverin alkamisen jälkeen | Liityttävää palaveria ei enää ollut |
| Osoite oli kirjoitettu väärin | Mikään ei täsmää, joten mitään ei varata |
Kutsuja ei näytetä sovelluksessa listana, joten et voi itse tarkistaa historiaa. Jos mikään yllä olevista ei selitä tilannetta, lähetä tukeen muistiinpanijan osoite, sähköpostiosoite josta lähetit kutsun, sekä palaverin päivämäärä ja kellonaika — niillä löydämme kutsun.
Tunnetut rajoitukset
- Osoitetta ei voi muuttaa eikä poistaa varaamisen jälkeen.
- Vahvistusviestiä ei tule. Emme lähetä takaisin tietoa siitä, hyväksyttiinkö kutsu vai ei — vahvistus on se, että palaveri ilmestyy Revialiin.
- Osoite näkyy asetuksissa vain ylläpitäjille ja omistajille.
- Botit varataan 90 päivää eteenpäin toistuvissa sarjoissa.
- Päättynyt tilaus estää uusien kutsujen varaamisen.